Was in Ihrer BWA wirklich steht

Die betriebswirtschaftliche Auswertung kommt vom Steuerberater, meist in der zweiten Monatshälfte, meist als PDF. Vorläufiges Ergebnis, Umsatzerlöse, Materialaufwand, Personalkosten, darunter eine Spalte mit Vormonat und eine mit kumuliert.

In vielen Betrieben schaut die Geschäftsführung auf genau eine Zahl: unten rechts. Ist sie grün, ist die BWA gelesen.

Das Ergebnis ist die uninteressanteste Zahl

Das vorläufige Ergebnis sagt, wo Sie herausgekommen sind. Es sagt nicht, warum. Und genau das ist die Information, die eine Entscheidung trägt.

Ein Monat mit gutem Ergebnis kann ein schlechter Monat gewesen sein, wenn das Ergebnis nur deshalb stimmt, weil eine große Rechnung zufällig noch hineingerutscht ist. Ein Monat mit schwachem Ergebnis kann völlig in Ordnung sein, wenn eine Sonderzahlung drinsteckt, die so nicht wiederkommt.

Interessant wird die BWA erst im Vergleich: gegen den Vormonat, gegen denselben Monat im Vorjahr, gegen den Plan. Die Frage ist nie „wie viel“, sondern „wie viel mehr als sonst, und wodurch“.

Woran das im Alltag scheitert

Nicht an fehlendem Interesse. Eine BWA ordentlich auszuwerten kostet eine gute Stunde, und sie kostet sie jeden Monat wieder. Man muss die Vormonate danebenlegen, die Auffälligkeiten suchen und dann herausfinden, woher sie kommen. Diese Stunde hat im Mittelstand selten jemand frei, und wenn doch, dann nicht in der Woche, in der die BWA ankommt.

Dazu kommt die Sprache. Eine BWA ist in Buchhaltungslogik geschrieben, nicht in Geschäftslogik. „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ ist keine Information, sondern eine Sammelstelle. Wer wissen will, was darin steckt, muss nachfragen.

Also wird die BWA abgeheftet. Und im Herbst, wenn der Steuerberater die Hochrechnung schickt, ist die Überraschung dann groß genug, um gemerkt zu werden.

Was sich daran ändern lässt

Elif liest die neue BWA zusammen mit den Vormonaten und dem Jahresplan und schreibt dazu eine Einschätzung in normalen Sätzen: was sich verändert hat und warum. Auffälligkeiten nennt sie beim Namen, also eine Kostenposition, die aus dem Muster fällt, eine Margenverschiebung, eine Abweichung vom Plan.

Den Entwurf bekommen Sie zur Prüfung, bevor er die Finanzabteilung verlässt. Was als Auffälligkeit gilt, schärft sich in den ersten Monaten mit jeder Rückmeldung.

Sie braucht dafür nicht viel: Die BWA muss regelmäßig vorliegen und die Vormonate müssen archiviert sein. Beides ist in den meisten Betrieben ohnehin der Fall.

Eine Einordnung ersetzt keine Entscheidung

Was die Einschätzung leistet, ist Vorarbeit. Sie sagt Ihnen, dass der Materialaufwand im dritten Monat in Folge schneller steigt als der Umsatz. Ob das an den Einkaufspreisen liegt, an einem Großprojekt mit schlechter Kalkulation oder an etwas, das nur Sie wissen können, beantworten Sie.

Der Unterschied ist trotzdem erheblich. Sie steigen nicht mehr bei der Zahlentabelle ein, sondern bei der Frage.