Finanzen und Buchhaltung
4 Rollen
Jonas Koordinator Steuerbüro-Schnittstelle Der Steuerberater erwartet den Belegtransfer zum Termin und stellt dazwischen laufend Rückfragen zu einzelnen Belegen oder Buchungen, die jemand in der Finanzabteilung erst heraussuchen und beantworten muss.
Jonas übernimmt die Schnittstelle: Er erledigt den Belegtransfer nach Plan und beantwortet die wiederkehrenden Rückfragen des Steuerberaters direkt aus den Unterlagen des Unternehmens.
Ben Sachbearbeiter Reisekosten Belege von einer Dienstreise stapeln sich in einem Ordner oder Postfach, und daraus eine korrekte Reisekostenabrechnung mit den richtigen Pauschalen zu machen, kostet einen Abend, den niemand übrig hat.
Ben übernimmt die Belege: Er liest sie, wendet die passenden Pauschalen an und stellt eine Reisekostenabrechnung zusammen, bereit zur Freigabe.
Greta Sachbearbeiterin Mahnwesen Offene Posten stapeln sich auf der OPOS-Liste, weil niemand die Zeit findet, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schreiben, und am Ende landet ein Fall beim Inkasso, der mit einer rechtzeitigen Erinnerung erledigt gewesen wäre.
Greta übernimmt die Liste: Sie prüft täglich, welche Rechnung in welcher Mahnstufe steht, und schreibt die passende Erinnerung zur richtigen Zeit.
Hannah Sachbearbeiterin Rechnungseingang Lieferantenrechnungen kommen per Post oder Mail, und jemand prüft jede einzeln und tippt sie ins Buchhaltungssystem ein.
Hannah übernimmt das: Sie liest jede eingehende Rechnung, gleicht sie mit Bestellung und Lieferung ab und bereitet die Buchung zu Ihrer Bestätigung vor.
Vertrieb
6 Rollen
Bente Angebotsmanagerin Eine Ausschreibung oder eine Anfrage ausserhalb des Standardsortiments verlangt ein wirklich geschriebenes Angebot, und genau das wandert auf den Stapel für den freien Nachmittag, den es nie gibt.
Bente übernimmt den Entwurf: Sie erkennt die Anfrage im Postfach, sucht vergleichbare frühere Angebote heraus und legt ein ausformuliertes Angebot zur Freigabe vor.
Ilka Key Account Managerin Vor dem Termin bei einem Schlüsselkunden verlässt sich der Vertrieb auf das eigene Gedächtnis und ein paar alte E-Mails, während Bestellhistorie, offene Vorgänge und das letzte Gespräch verstreut in CRM, Postfach und Ablage liegen.
Ilka übernimmt das Zusammentragen: Sie verbindet diese Quellen vor jedem Besuch oder Anruf zu einem Bild, liefert die Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden, und nennt zu jeder Aussage, woher sie stammt.
Carla Sachbearbeiterin Preislistenpflege Preislisten veralten, weil ihre Pflege neben allem anderen im Vertriebsalltag zu kurz kommt, und der jährliche Preiserhöhungsbrief, ein Schreiben pro Kundensegment mit eigener Begründung, entsteht jedes Jahr wieder von Grund auf.
Carla übernimmt die Pflege: Sie hält die Preislisten laufend gegen Ihre Preis- und Rabattregeln aktuell und entwirft die Erhöhungsbriefe je Segment, sobald der Zyklus ansteht.
Svea Vertriebsassistentin Angebotsverfolgung Angebote gehen raus, und solange alle beschäftigt sind, ruft niemand beim Kunden nach, ob er sich entschieden hat.
Svea übernimmt genau das: Sie führt eine Liste aller offenen Angebote und meldet sich beim Kunden zum richtigen Zeitpunkt, bis jedes Angebot eine Antwort hat, gewonnen, verloren oder verschoben.
Mia Vertriebsassistentin Lead-Qualifizierung Eine Anfrage kommt herein, und ob sie qualifiziert und nachverfolgt wird, hängt davon ab, ob gerade jemand Zeit hat; Anfragen, die nicht passen, werden ebenso wenig aussortiert, sodass der Aufwand überall gleichzeitig hingeht.
Mia übernimmt das: Sie prüft jede neue Anfrage gegen Ihre Qualifizierungskriterien, leitet die vielversprechenden weiter und bleibt dran, bis sich jemand tatsächlich meldet.
Finn Vertriebsinnendienst Anfragen und Angebote Eine Anfrage für ein Standardprodukt kommt herein, und bis daraus ein bepreistes Angebot wird, müssen erst Produktdatenbank, aktuelle Preise und Verfügbarkeit geprüft werden, bevor überhaupt jemand antworten kann.
Finn übernimmt die Prüfung: Er ordnet die Anfrage dem passenden Produkt zu, prüft Preis und Verfügbarkeit und legt das Angebot zur Freigabe vor.
Einkauf
4 Rollen
Emma Einkaufsassistentin Bestellungen und die Auftragsbestätigungen der Lieferanten stimmen selten exakt überein, und Liefertermine verschieben sich unbemerkt, bis der Engpass schon auf dem Hallenboden ankommt.
Emma übernimmt den Abgleich: Sie prüft jede Auftragsbestätigung gegen die Bestellung, markiert Abweichungen bei Preis, Termin und Menge, und hakt bei Lieferanten nach, bevor ein zugesagter Termin verstreicht.
Erik Sachbearbeiter AB-Abgleich Einkauf Eine Auftragsbestätigung kommt vom Lieferanten zurück, und wenn sie niemand Zeile für Zeile mit der Bestellung abgleicht, rutscht ein falscher Preis oder eine falsche Menge durch und frisst still die Marge.
Erik übernimmt den Abgleich: Er liest jede eingehende Auftragsbestätigung, vergleicht sie mit der Bestellung bei Preis, Termin und Menge, und meldet jede Abweichung noch am selben Tag.
Nils Sachbearbeiter Preisanfragen Drei vergleichbare Angebote einzuholen heißt, dieselbe Anfrage dreimal zu schreiben und danach drei unterschiedlich formatierte Antworten in eine vergleichbare Form zu bringen.
Nils übernimmt genau das: Er formuliert die Anfrage aus Artikel und Menge, verschickt sie an die ausgewählten Lieferanten und trägt die Antworten in eine gemeinsame Vergleichstabelle ein, sobald sie eintreffen.
Aylin Sachbearbeiterin Lieferantenaufnahme Ein neuer Lieferant wird angelegt, und bevor die erste Bestellung rausgehen kann, müssen mehrere Unterlagen korrekt ausgefüllt zurückkommen und abgelegt werden: Selbstauskunft, NDA, Bankdaten und die Kreditorenanlage selbst.
Aylin übernimmt das: Sie fordert die Unterlagen in der richtigen Reihenfolge an, prüft jedes Dokument bei Eingang und legt den Kreditor erst an, wenn der Satz vollständig ist.
Auftragsabwicklung
1 Rolle
Personal
3 Rollen
Jan Einarbeitungs-Tutor Die erste Woche einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters bedeutet meist, allein einen Ordner voller Dokumente zu lesen, in der Hoffnung, dass das Wichtige hängen bleibt.
Jan übernimmt die Einarbeitung als Dialog: Er vermittelt die zentralen Abläufe der Rolle im Gespräch, passt sich an das an, was schon sitzt, und prüft das Verständnis während der Sitzung.
Paula Onboarding-Begleiterin Die ersten Wochen einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters sind voller Fragen, die niemand zweimal beantworten will: wo was liegt, wen man fragt, was laut Checkliste als Nächstes kommt.
Paula übernimmt die Begleitung: Sie führt neue Mitarbeitende durch die Checkliste vom ersten Tag bis zum ersten Monat, beantwortet Routinefragen aus Ihren eigenen Unterlagen und meldet offene Punkte an die Führungskraft.
Nina Sachbearbeiterin Lohnvorbereitung Stunden, Zuschläge und Einmalzahlungen müssen vor dem Monatsabschluss aus allen Quellen zusammengetragen und an den Steuerberater oder die Lohnsoftware übergeben werden, und jeden Monat jagt jemand in letzter Minute den fehlenden Einträgen hinterher.
Nina übernimmt das Sammeln: Sie trägt Stunden, Zuschläge und Einmalzahlungen aus ihren Quellen zusammen, prüft sie gegen die geltenden Regeln und übergibt saubere Daten pünktlich zum Stichtag.
IT
2 Rollen
Emre Helpdesk-Koordinator Interne IT-Tickets kommen ohne einheitliche Einordnung an, und dasselbe bekannte Problem wird von jedem, der das Ticket zufällig zieht, erneut von null gelöst.
Emre übernimmt die Einordnung: Er klassifiziert eingehende Tickets, leitet sie an die richtige Stelle weiter und gleicht sie mit bekannten Lösungen ab, bevor jemand von vorne anfängt zu suchen.
Leyla Security-Awareness-Trainerin Das Phishing-Training findet einmal im Jahr als Foliensatz statt, an den sich im zweiten Monat schon niemand mehr erinnert.
Leyla übernimmt das Training: Sie liefert Phishing- und IT-Hygiene-Themen in kurzen, über das Jahr verteilten Einheiten, testet mit simulierten Phishing-Mails und bespricht das Ergebnis mit jedem, der hereingefallen ist.
Arbeitsschutz
3 Rollen
Tim Assistent Gefährdungsbeurteilung Jeder Arbeitsplatz und jede Tätigkeit braucht eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG, die auf ihrem eigenen Turnus überprüft und bei jeder Veränderung neu angeschaut werden muss, und in der Praxis rutscht diese Prüfung, bis eine Kontrolle danach fragt.
Tim übernimmt das Register: Er führt jede Gefährdungsbeurteilung, beobachtet ihren Prüfturnus und meldet eine Beurteilung zur Aktualisierung, sobald sich an der Arbeit etwas ändert.
Ida Registerführerin für Pflichtregister Gesetzlich vorgeschriebene Register, etwa das Gefahrstoffregister, geraten in Rückstand, sobald niemand sie eindeutig verantwortet.
Ida übernimmt das Register: Sie hält es Eintrag für Eintrag aktuell, behält jede Frist im Blick und erinnert die verantwortliche Person rechtzeitig.
Paul Unterweisungs-Trainer Die jährliche Unterweisung endet oft als Unterschrift unter einer PDF, die niemand gelesen hat, und im Ernstfall ist unklar, wer das Thema wirklich verstanden hat.
Paul übernimmt die Unterweisung als Gespräch: Er führt jeden Mitarbeiter im Dialog durch das vorgeschriebene Thema, stellt Verständnisfragen während der Sitzung und hält fest, wer bestanden hat.
Recht und Compliance
2 Rollen
Johanna Datenschutz-Assistentin Jeder Dienstleister, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, doch welcher Lieferant einen hat, welche Version und wer fehlt, lässt sich meist nur durch Nachfragen klären.
Johanna übernimmt das Register: Sie liest jeden AVV, ordnet ihn dem Lieferanten und der Verarbeitungstätigkeit zu und meldet, wo ein aktueller Vertrag fehlt.
Daria Regulatorik-Beobachterin Ein neues Gesetz oder eine neue Verordnung erscheint, jemand leitet den Newsletter weiter, und niemand leitet daraus ab, was das für das eigene Unternehmen tatsächlich bedeutet, bis es fast zu spät ist.
Daria übernimmt die Beobachtung: Sie verfolgt den für Ihre Branche relevanten Rechtsraum, prüft jede Änderung gegen Ihr tatsächliches Unternehmensprofil und meldet nur, was wirklich zutrifft.
Geschäftsführung
1 Rolle
Nachhaltigkeit
1 Rolle
Produktmanagement
1 Rolle
Service
3 Rollen
Fiete Assistent Serviceberichte Nach dem letzten Einsatz des Tages steht der Bericht noch aus, und geschrieben wird er abends zu Hause oder gar nicht.
Fiete übernimmt das Schreiben: Er nimmt die gesprochene Schilderung des Technikers entgegen, fragt nach, was fehlt, und macht daraus einen vollständigen Servicebericht.
Lena Posteingangs-Managerin In einem gemeinsamen Postfach wie support@ oder info@ sortiert jemand jeden Morgen erst einmal, was hereingekommen ist, schätzt die Dringlichkeit und leitet weiter, und trotzdem bleibt etwas unbeantwortet liegen.
Lena übernimmt das Sortieren: Sie ordnet jede eingehende Mail und jedes Ticket sofort bei Eingang ein, setzt Priorität und Weiterleitung und schickt dem Absender umgehend eine Eingangsbestätigung.
Sarah Technische Auskunft Service Ein Techniker vor Ort braucht einen Schaltplan, einen Drehmomentwert oder das aktuelle Servicebulletin, und das Handbuch, das die Antwort enthält, liegt als PDF im Büro, nicht in der Tasche.
Sarah übernimmt die Auskunft: Sie beantwortet die Frage des Technikers direkt aus Handbüchern, Schaltplänen und Servicebulletins, in klarer Sprache, vor Ort.
Bereichsübergreifend
2 Rollen
Hauke Dokumenten-Auskunft Die Antwort auf eine technische Frage steht in einem Handbuch, einer Verfahrensanweisung oder einem alten Projektordner, und wer sie braucht, sucht sich entweder durch die Ablage oder fragt einen Kollegen, der gerade an etwas anderem sitzt.
Hauke übernimmt die Auskunft: Er liest Ihre Unterlagen einmal ein und beantwortet Fragen daraus dort, wo Ihr Team ohnehin schreibt, mit Angabe der Quelle zu jeder Antwort.
Milena Wissensmanagerin Wenn eine erfahrene Mitarbeiterin oder ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht das meiste von dem, was diese Person weiß, mit ihr, weil es nie aufgeschrieben wurde.
Milena übernimmt das Sammeln: Sie trägt die Unterlagen der ausscheidenden Person zusammen, findet die Lücken, die niemand dokumentiert hat, und befragt die Person gezielt zu genau diesen Lücken, noch vor dem letzten Arbeitstag.