In einem gemeinsamen Postfach wie support@ oder info@ sortiert jemand jeden Morgen erst einmal, was hereingekommen ist, schätzt die Dringlichkeit und leitet weiter, und trotzdem bleibt etwas unbeantwortet liegen. Lena übernimmt das Sortieren: Sie ordnet jede eingehende Mail und jedes Ticket sofort bei Eingang ein, setzt Priorität und Weiterleitung und schickt dem Absender umgehend eine Eingangsbestätigung.
Lena startet mit Postfachzugang (IMAP, Graph oder eine Weiterleitungsadresse) und einem Kanal für Benachrichtigungen. Ein Zugriff auf Ihr Ticketsystem für Label und Zuweisung vertieft die Arbeit später.
Vom ersten Tag an läuft die Einordnung mit dem üblichen Kategorien- und Regelwerk, Klassifizierung und Weiterleitung stehen sofort. In den ersten Wochen schärfen sich die Regeln auf Ihre Kategorien zu. Das Verfassen von Antworten bleibt eine eigene Aufgabe, Lena sortiert und bestätigt den Eingang, sie antwortet nicht inhaltlich.
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