Woran die Einarbeitung meistens scheitert

Der erste Arbeitstag läuft fast überall gleich ab: Laptop, Rundgang, Mittagessen mit dem Team. Dann ein Ordner mit Verfahrensanweisungen, Richtlinien und ein paar Präsentationen aus dem Vorjahr, verbunden mit der Bitte, sich da mal einzulesen.

Danach wird es still. Die neue Kollegin liest, ihre Führungskraft sitzt in Terminen. Und in Woche zwei stellt sich heraus, dass das Wichtigste gar nicht im Ordner stand, sondern im Kopf von jemandem, der gerade im Urlaub ist.

Einarbeitung und Onboarding sind zwei verschiedene Aufgaben

Die beiden Wörter werden meist synonym benutzt. Genau deshalb bleibt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter so viel liegen.

Das eine ist organisatorisch: Zugänge, Ausstattung, Pflichtunterweisungen, die Punkte auf der Liste vom ersten Tag bis zum ersten Monat. Das andere ist fachlich. Wie läuft der Prozess hier wirklich? Warum machen wir das so und nicht anders? Was muss ich wissen, bevor ich den ersten Vorgang allein bearbeite?

Für das Organisatorische gibt es in den meisten Betrieben eine Checkliste. Für das Fachliche gibt es den Ordner. Die Checkliste gehört wenigstens jemandem. Der Ordner gehört niemandem.

Lesen ist keine Einarbeitung

Ein Dokument zu lesen und einen Ablauf zu verstehen sind zwei verschiedene Dinge. Wer liest, merkt nicht, was er nicht verstanden hat. Die Lücke fällt erst auf, wenn der erste Vorgang falsch bearbeitet ist, und korrigieren muss ihn dann jemand, der eigentlich etwas anderes zu tun hatte.

Dazu kommt ein zweites Problem, das niemand gern ausspricht: Viele Fragen werden gar nicht gestellt. Nicht aus Desinteresse, sondern weil die neue Person ungern als jemand gelten möchte, der dreimal dasselbe fragt. Also wird geraten. Manchmal richtig.

Welcher Teil sich abgeben lässt

Abgeben lässt sich der wiederkehrende Teil: dieselben Fragen, dieselben Abläufe, dieselbe Liste, bei jeder neuen Person von vorn. Dafür gibt es bei uns zwei Rollen, und sie sind bewusst getrennt, weil es eben zwei Aufgaben sind.

Jan übernimmt die Einarbeitung. Er vermittelt die zentralen Abläufe der neuen Rolle im Gespräch statt als Dokument zum Alleinlesen, passt das Tempo an das an, was schon sitzt, und prüft während der Sitzung, ob es angekommen ist. Der Führungskraft meldet er, welche Themen abgedeckt sind und wo noch Lücken bestehen.

Paula übernimmt das Onboarding. Sie führt durch die Checkliste vom ersten Tag bis zum ersten Monat, beantwortet Routinefragen aus Ihren eigenen Richtlinien und hakt bei offenen Punkten wie Ausstattung oder Zugängen nach, bis sie erledigt sind.

Beide arbeiten in dem Chat, den Ihr Team ohnehin benutzt, und beide antworten aus Ihren Unterlagen statt aus allgemeinem Weltwissen.

Was dabei nicht passiert

Niemand wird von einer Software eingearbeitet. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Führungskraft, die erste ehrliche Rückmeldung zur Arbeit kommt weiterhin von einem Menschen, und ob jemand ins Team passt, beantwortet kein Programm.

Was sich ändert, ist die Verteilung. Die Wiederholung geht weg, der Rest bleibt. Nebenbei wird sichtbar, wo Ihre Dokumentation Lücken hat, nämlich genau an den Fragen, die offen bleiben.

Der Nebeneffekt ist fast der größere Gewinn

Wer die Einarbeitung einmal sauber beschrieben hat, hat damit auch beschrieben, wie im Haus gearbeitet wird. Dieses Material fehlt in vielen Betrieben. Und es fehlt am schmerzhaftesten in dem Moment, in dem jemand Erfahrenes kündigt.