Ein KI-Mitarbeiter ist eine Rolle mit festem Aufgabenzuschnitt, die in Ihren vorhandenen Werkzeugen arbeitet und abgibt, sobald ein Mensch entscheiden muss. Copilot ist ein Werkzeug für Mitarbeiter.
Daraus folgt alles Weitere. Die Rolle wird je Aufgabe bezahlt und wird von sich aus tätig, Copilot wird je Arbeitsplatz lizenziert und wird tätig, wenn eine Person ihn öffnet und um etwas bittet. Ihre Rechnung wächst bei uns also mit der Zahl der Aufgaben, die Sie abgeben, bei Copilot mit der Zahl der Köpfe.
Die Frage ist nicht, was billiger ist, sondern was Ihr Engpass ist. Hängt eine Aufgabe an einer Person und bleibt liegen, wenn diese Person im Urlaub oder chronisch überarbeitet ist, brauchen Sie jemanden, der die Aufgabe übernimmt; dafür ist eine Rolle da, und sie kostet unabhängig von der Zahl der Köpfe dasselbe. Fehlt Ihren Leuten dagegen Unterstützung beim Schreiben am eigenen Dokument, führt der Weg über Lizenzen.
Microsoft 365 Copilot Business kostet derzeit 15,60 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, netto, als Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung. Das ist ein Aktionspreis, der laut Microsoft bis zum 31. Dezember 2026 gilt. Regulär sind es 18,20 €. Wer monatlich kündbar bleiben will, zahlt 21,84 € je Benutzer und Monat.
Dazu kommt, dass Copilot Business ein Zusatz ist und kein eigenständiges Produkt. Es setzt die Lizenz eines berechtigenden Microsoft-365-Plans voraus und richtet sich an bestehende Microsoft-365-Kunden mit einem berechtigten Business-Tarif, für bis zu 300 Benutzer. Wer den Plan gleich mitkauft, zahlt bei jährlicher Abrechnung 20,36 € für Business Standard und 27,73 € für Business Premium, jeweils im Bündel mit Copilot.
Quelle: Microsoft 365 Copilot: Pläne und Preise, Listenpreise für Deutschland, abgelesen am . Alle Beträge zzgl. MwSt. Microsoft kann die Preise jederzeit ändern.
In der Lizenzgebühr steht nicht alles, was der Einsatz kostet. Das Jahresabonnement bindet Sie für zwölf Monate, und der monatlich kündbare Tarif liegt rund vierzig Prozent darüber. Wer den Basisplan noch nicht hat, rechnet ihn dazu. Und der größte Posten taucht auf keiner Rechnung auf: Ein Assistent, den niemand benutzt, kostet trotzdem. Die Einführung im Team, also Schulung, Beispiele, jemand der Fragen beantwortet, ist der Teil, den Betriebe regelmäßig unterschätzen.
Copilot ist ein Assistent für eine einzelne Person. Er schreibt Entwürfe, fasst Besprechungen zusammen, erklärt Tabellen und formuliert Mails, und zwar laut Microsoft eingebaut in Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams und weiteren Microsoft-365-Apps. Dazu kommen vorgefertigte Agenten von Microsoft, etwa für Recherche und Analyse.
Diese Arbeit deckt er ab, und sie fällt in vielen Betrieben täglich an. Ob sich die Lizenzgebühr dafür rechnet, hängt davon ab, wie viele Ihrer Leute wirklich jeden Tag schreiben und auswerten, und nicht davon, wie viele einen Zugang bekommen.
Copilot hilft einer Person bei ihrer Arbeit. Er übernimmt keine Aufgabe. Die Eingangsrechnungen prüfen sich nicht selbst, solange niemand Copilot darum bittet. Das offene Angebot bleibt offen, wenn niemand daran denkt. Und bezahlt wird je Kopf, auch für die Kollegen, die den Assistenten zweimal im Monat öffnen.
Ein Beispiel: Hauke, die Dokumenten-Auskunft, liest Ihre Handbücher, Verfahrensanweisungen und abgelegten Vorgänge einmal ein und beantwortet Fragen daraus in Teams, mit Angabe der Fundstelle zu jeder Antwort. Geben die Unterlagen nichts her, sagt er das, statt eine Antwort zu erfinden. Niemand muss ihn dafür öffnen, und niemand braucht eine eigene Lizenz, um ihn zu fragen.
Eine Rechnung für einen Betrieb mit 40 Arbeitsplätzen, alle Beträge netto:
Hainzelman
1.788 € im Jahr. Im Self-Service ohne Einrichtungsgebühr. Lassen Sie die Rolle von uns einrichten, kommen einmalig 500 € dazu, im ersten Jahr also 2.288 €.
Eine wiederkehrende Aufgabe ist dauerhaft übernommen. Wie viele Menschen mit der Rolle arbeiten, ändert den Preis nicht.
Microsoft 365 Copilot
7.488 € im Jahr zum Aktionspreis, 8.736 € zum regulären Preis.
Jeder Arbeitsplatz bekommt einen Assistenten. Was damit geschieht, entscheidet jede Person selbst.
Die beiden Zahlen sind kein direkter Vergleich, und so sollten Sie sie auch nicht lesen. Sie kaufen damit Verschiedenes. Welche der beiden Rechnungen für Sie die richtige ist, entscheidet nicht der Betrag, sondern Ihr Engpass.
| Merkmal | KI-Mitarbeiter von Hainzelman | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| Abrechnung | Je Rolle und Monat. Wie viele Menschen mit der Rolle arbeiten, ändert den Preis nicht. | Je Benutzer und Monat. Jedes Konto, das mit Copilot arbeiten soll, braucht eine eigene Lizenz. |
| Wer die Arbeit anstößt | Die Rolle. Sie erledigt ihre Aufgabe von sich aus und legt das Ergebnis zur Freigabe vor. | Die Person, die den Assistenten öffnet und ihn um etwas bittet. |
| Zuschnitt der Arbeit | Eine festgelegte, wiederkehrende Aufgabe mit klaren Übergabepunkten an einen Menschen. | Allgemeine Unterstützung bei wechselnden Aufgaben, je nachdem, was gerade gefragt wird. |
| Arbeit im einzelnen Dokument | Nicht vorgesehen. Unsere Rollen arbeiten an einer Aufgabe, nicht im geöffneten Dokument mit. | Laut Microsoft eingebaut in Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams und weitere Microsoft-365-Apps. |
| Zeit bis zum Einsatz | Im Self-Service in Minuten bis wenigen Stunden selbst eingerichtet. Übernehmen wir es, wenige Tage. Nur größere Rollen brauchen einen Specification Sprint. | Die Lizenz wird zugewiesen, danach steht der Assistent bereit. |
| Voraussetzungen | Kein bestimmter Office-Vertrag nötig. Die Rolle arbeitet in dem Postfach oder Chat, den Sie schon haben. | Setzt die Lizenz eines berechtigenden Microsoft-365-Plans voraus. Das Add-on richtet sich an bestehende Microsoft-365-Kunden mit berechtigtem Business-Tarif, für bis zu 300 Benutzer. |
| Betrieb der Daten | Infrastruktur in der EU, vorrangig in Deutschland. Auf Wunsch im eigenen Rechenzentrum. | Teil Ihres Microsoft-365-Mandanten, zu den Bedingungen von Microsoft. |
| Bindung | Monatlich kündbar, sieben Tage Frist zum Monatsende, in Textform. | Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung, oder Monatsabonnement zum höheren Preis von 21,84 €. |
Die Angaben zu Copilot stammen aus der oben verlinkten Preisseite von Microsoft, Stand 5. Oktober 2026. Die Angaben zu unseren Rollen finden Sie auf der Preisseite und in den einzelnen Rollenprofilen. Wie die Plattform dahinter aufgebaut ist, also Betrieb, Modelle und Nachweise, steht auf der Seite für IT-Abteilungen.
Ein KI-Mitarbeiter passt, wenn eine wiederkehrende Aufgabe heute an einer Person hängt. Immer derselbe Ablauf, immer dieselben Fragen, und wenn diese Person fehlt, bleibt die Arbeit liegen. Ein Assistent, der auf Zuruf wartet, löst das nicht, weil jemand ihn ja anstoßen müsste. Eine Rolle übernimmt die Aufgabe und schaltet einen Menschen nur dann ein, wenn entschieden werden muss. Bezahlt wird sie einmal, unabhängig davon, wie viele Kolleginnen und Kollegen mit ihr zu tun haben.
Copilot passt, wenn Sie viele Wissensarbeiter haben, die täglich schreiben, auswerten und präsentieren. Angebotstexte, Berichte, Auswertungen, Besprechungsprotokolle: Arbeit, die jedes Mal anders aussieht und die eine Person mit Urteilsvermögen erledigt. Dort kann der Assistent im Dokument helfen, und das deckt unser Angebot nicht ab.
Beides kann nebeneinander laufen, und in vielen Betrieben tut es das auch. Die Lizenzen für das Team, das viel schreibt, und daneben eine Rolle für die Aufgabe, die sonst liegen bleibt. Das ist kein Entweder-oder.
Das eine ersetzt das andere nicht, weil beide Verschiedenes tun. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt eine wiederkehrende Aufgabe für das Haus und wird je Rolle bezahlt. Copilot hilft einer einzelnen Person bei ihrer Arbeit im Dokument und wird je Arbeitsplatz lizenziert. Wer eine Aufgabe loswerden will, die an einer Person hängt, braucht eine Rolle. Wer viel schreibt und auswertet, kann zusätzlich Lizenzen brauchen. In vielen Betrieben läuft beides nebeneinander.
Ja. Unsere Rollen arbeiten in den Werkzeugen, die Sie ohnehin nutzen: Microsoft 365, gängige ERP- und CRM-Systeme, E-Mail und Teams. Es gibt keine neue Oberfläche, die Ihr Team erst lernen muss. Der KI-Mitarbeiter kommt zu Ihnen, nicht umgekehrt.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Verarbeitung und Speicherung erfolgen auf Infrastruktur innerhalb der EU, vorrangig in Deutschland. Auf Wunsch ist auch ein Betrieb in Ihrem eigenen Rechenzentrum möglich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nutzen sie nicht für eigene Zwecke. Vor dem Produktivbetrieb schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO.
Der KI-Mitarbeiter lernt aus Ihren Prozessen, nicht mit Ihren Daten. Ihre Inhalte fließen nicht in das Training fremder Modelle. Was wir an generischen Mustern verbessern, offenbart niemals Ihre vertraulichen Informationen.
Das richtet sich nach der Rolle. Im Self-Service richten Sie eine Katalogrolle in Minuten bis wenigen Stunden selbst ein, ohne Einrichtungsgebühr. Übernehmen wir die Einrichtung, ist sie in wenigen Tagen im Einsatz, zum festen Preis. Nur größere Rollen brauchen einen Specification Sprint und kosten entsprechend mehr. Anschließend wird jede Rolle in einer begleiteten Phase auf Ihre Formate und Entscheidungskriterien feinjustiert.
Bei 40 Arbeitsplätzen kosten Copilot-Lizenzen zum derzeitigen Aktionspreis 7.488 € im Jahr, zum regulären Preis 8.736 €. Eine Katalogrolle kostet 149 € im Monat, also 1.788 € im Jahr. Im Self-Service kommt nichts dazu; soll die Rolle von uns eingerichtet werden, einmalig 500 €. Die beiden Beträge kaufen allerdings Verschiedenes: Die Lizenzen geben 40 Menschen einen Assistenten, die Rolle übernimmt eine Aufgabe. Welche Rechnung für Sie aufgeht, hängt davon ab, was Sie brauchen.
Sagen Sie uns, welche Aufgabe bei Ihnen regelmäßig liegen bleibt. Dann rechnen wir gemeinsam, ob sich dafür eine Rolle lohnt oder ob Ihnen etwas anderes mehr hilft.